Christophe Lance marketing internet et web designChristophe Lance marketing internet et web design (Mobile version)Logo Christophe Lance (Mobile)

Veille d'informationJ'ai récemment souhaité tester les capacités de DEVONthink 3 Pro (DTPro) pour la veille d'information sur le web, un logiciel Mac hors normes que j'utilise depuis de nombreuses années comme base de connaissances.

La fonction principale de DEVONthink est de collecter des informations hétéroclites et d'offrir une palette de scripts et de filtres pour automatiser leur classement ou les retrouver. Il a aussi l'avantage de ne pas être un service en ligne, ce qui permet de garder le contrôle total sur ses données, une pratique responsable que tout utilisateur devrait envisager même sans avoir rien à cacher.

Bien qu'il ne soit pas conçu prioritairement pour la veille sur le web et les réseaux sociaux, après quelques réglages de son interface, ce logiciel remplit très bien cette mission au point que je l'utilise maintenant avec satisfaction en complément de Tweetdeck et Netvibes.

Créer plusieurs bases de données

Le logiciel permet de rechercher dans une ou plusieurs bases de données à la fois et propose des fonctions de filtrage incluant de nombreux paramètres. Il est donc conseillé de créer plusieurs bases de données adaptées aux différentes veilles que vous effectuez.  Si la sécurité est importante pour vous, DEVONthink permet de crypter votre base de données sur une partition dédiée de votre disque dur. J'ai aussi remarqué à l'usage que l'on améliore davantage une veille par les informations que l'on trie/supprime, que celles que l'on ajoute. Il vaut mieux parfois repartir de zéro.

Accéder rapidement à votre veille

Pour une utilisation quotidienne, il est important de pouvoir accéder rapidement à ses différentes veilles. Avec DTPro, on peut les ajouter en tant que favoris en haut de la colonne de gauche du logiciel. Les raccourcis clavier suivants sont aussi utiles à connaître:

  • ctrl-clic droit pour ajouter votre veille aux favoris.
  • ctrl-cmd G pour générer un champ de recherche permettant d'accéder à un dossier particulier.
  • ctrl-cmd O pour générer un champ de recherche permettant d'accéder à un fichier particulier.

Modifier l'affichage des fichiers et des dossiers

Votre veille se présente sous forme de dossiers et de fichiers texte. Les paramètres d'affichage peuvent être modifiés dans les préférences générales et dans l'affichage propre à chaque base de données (menu présentation). Il est possible de:

  • configurer la taille des caractères.
  • configurer l'affichage en colonnes des fichiers conjointement avec le mode aperçu du document dans la même fenêtre.
  • configurer le classement des éléments: par date de modification, par notes, etc.
  • décocher le tri dossiers/fichiers par défaut qui affiche les dossiers en premier pour un affichage par ordre chronologique plus naturel.
Devonthink
Devonthink Pro

Ajouter des flux RSS

Les flux RSS sont créés automatiquement par les CMS comme Wordpress ou Joomla et permettent au veilleur d'être informé d'une nouvelle publication sur un site.

  • Dans les préférences de DTPro, onglet RSS, réglez le délai de rafraîchissement des données, par exemple 1 heure.
  • Régler la suppression automatique des données importées après un certain délai, ex. 2 semaines ou 1 mois, pour ne pas surcharger votre veille.
  • Les éléments à lire sont marqués en gras. Le raccourci cmd-K permet de basculer de l'état "Non lu" à "lu" et inversement. Cliquez sur l'icône RSS d'un flux et choisir "Non lu", permet de revenir à l'état initial.
  • Il est aussi possible d'installer le bouton 'unread' (icône en forme de cercle) dans la barre de navigation pour pouvoir facilement désactiver les éléments qui ne vous intéressent pas.
  • Utiliser les flux RSS pour les sites avec des publications très importantes. Pour ceux que vous consultez moins fréquemment, vous pouvez utiliser des signets ou des notes.
  • Décocher Convertir les catégories et les hashtags en balises.
Préférences
Préférences des flux RSS

Ajouter des signets et des notes

  • Si l'on a bien configuré l'affichage comme expliqué ci-dessus, cliquer sur un signet permet de visualiser la page web dans un frame (cadre) de la fenêtre avec le moteur de rendu de Safari, par exemple un compte Twitter ou un forum de discussions.
  • Ajouter un bouton "Créer un signet" dans la barre de navigation pour les créer plus rapidement.
  • Ajouter des notes en mode texte avec des hyperliens. Elles peuvent être écrites en Markdown pour les convertir éventuellement plus tard en HTML avec l'application (menu Données > Convertir).

Ajouter des groupes intelligents

Un indicateur (flag) peut être ajouté à un article intéressant pour une lecture ultérieure. On crée alors un groupe intelligent pour regrouper les articles à lire ultérieurement en utilisant la condition "marked as flagged". Un groupe intelligent permet aussi de regrouper les articles non lus dans un dossier unique comme le montre la copie d'écran ci-dessous. Il existe bien d'autres possibilités de tri.

Groupe intelligent Non lus
Configuration d'un groupe intelligent

Ajouter une règle de filtrage

Il est aussi possible de créer des règles intelligentes pour rechercher toutes les occurrences de certains mots clés lorsqu'ils apparaissent dans vos flux de données.

Utiliser la liste de lecture

Un clic droit sur un élément permet d'afficher le menu contextuel et de choisir "Ajouter à la liste de lecture" si l'on ne souhaite reporter la consultation d'un article à plus tard.

Utiliser les fonctions Classifier et Voir aussi

C'est là que l'utilisation de DTPro prend tout son sens. Le logiciel possède une puissante fonction de classification automatique des informations et de recommandations de lecture basées sur le contenu textuel du document sélectionné. Cela marche avec les flux RSS ou les signets après importation du contenu par DTPro.

En résumé, DTPro offre une interface simple et flexible pour créer une veille d'information sur le web et permet de visualiser les pages dans son propre frame. Il propose même un serveur pour partager sa veille avec d'autres utilisateurs. Il sera en revanche moins adapté à la veille sur les réseaux sociaux, car l'accès aux flux Twitter ne fonctionne plus depuis le changement d'API de ce réseau social. Il faudra se contenter de liens et d'utiliser conjointement un système comme TweetDeck.

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